SÅ HÄR HANTERAR VI DINA PERSONUPPGIFTER
PERSONUPPGIFTSPOLICY PLUTO STOCKHOLM AB OCH SÄRSKILT FÖRETAGSNAMN PLUTOVISION
Kommunikationsbyrån/ produktionsbolaget Pluto Stockholm AB och särskilt företagsnamn Plutovision (”Pluto”) är personuppgiftsansvarig för de personuppgifter som behandlas i samband och inom ramen för projekt, förberedande kontakter eller administrativa ärenden. Har du frågor om behandlingen av personuppgifter kontakta oss via info@plutostockholm.se.
1. BEHANDLING OCH ÄNDAMÅL AV PERSONUPPGIFTER
1.1 Behandling vid genomförande av projekt
Under ett projekts genomförande sker behandling av personuppgifter för att upprätthålla kontakt med berörda personer. Därtill behandlas personuppgifter för administrativt arbete dvs kontakter och fakturering.
1.2 Behandling i marknadsföringssyfte
Pluto genomför behandling av personuppgifter i marknadsföringssyfte. Detta består i riktade aktiviteter och kontakter med presumtiva kunder, exempelvis genom nyhetsbrev, Google Ads och sociala kanaler.
1.3 Behandling för återanvändning av material
Pluto sparar inhämtat underlag och producerat material, korrespondens och anteckningar för att sammanställa kunskaps- och referensmaterial, samt kunna återanvända material.
1.4 Övrig behandling vid externa kontakter
Pluto kan nås via mail, telefon, webbplats och sociala kanaler oavsett ärende. I kommunikationen med externa parter, t ex media, underleverantörer etc, sker behandling av personuppgifter i och med kontakt med Pluto.
2. RÄTTSLIGA GRUNDER FÖR BEHANDLINGEN
2.1 Behandling för fullgörande av avtal med registrerad
All behandling av kunds personuppgifter som krävs för att genomföra kunduppdrag, sker med stöd av att behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtal med kunden. Det gäller även vid extern kontakt med t ex media och underleverantörer. Om Pluto behöver behandla ytterligare personuppgifter inom ramen för kunduppdraget sker det i kundens berättigade intresse. I dessa fall gör Pluto bedömningen att den registrerades intressen, grundläggande rättigheter och friheter inte väger tyngre och kräver skydd av personuppgifter, utan att behandling kan motiveras utifrån kundens berättigade intressen.
2.2 Behandling i marknadsföringssyfte, för kvalitetssäkring och affärsutveckling
Pluto har ett berättigat intresse av att marknadsföra, kvalitetssäkra och utveckla den egna verksamheten. Vid behandling av personuppgifter i dessa syften gör Pluto bedömningen att de registrerades intressen, grundläggande rättigheter och friheter inte väger tyngre och kräver skydd av personuppgifterna, utan att Plutos berättigade intressen enligt ovan kan motiveras utifrån en intresseavvägning. I denna del uppmärksammar Pluto särskilt att ingen marknadsföring sker till privatpersoner.
3. REGISTRERADES RÄTTIGHETER
3.1 Rätt att begära tillgång till personuppgifter under behandling
Registrerade har rätt att kostnadsfritt begära tillgång till personuppgifter som behandlas av Pluto. Om begäran sker vid upprepade tillfällen har Pluto rätt att ta ut en skälig avgift för att administrera begäran.
Begäran skickas per post till Pluto Stockholm AB, Lomvägen 601, SE-192 56 Sollentuna. Pluto förbehåller sig rätten att vidta åtgärder för att säkerställa identiteten hos den som begär utdrag.
3.2 Övriga rättigheter
Registrerade har även rätt att begära rättning av felaktiga eller ofullständiga personuppgifter och att begära en överföring av personuppgifterna i ett allmänt använt maskinläsbart format (dataportabilitet), i syfte att överföra lämnade uppgifter till annan aktör. Vidare har registrerade rätt att begära begränsning av behandlingen av personuppgifter samt att begära radering.
4. INHÄMTNING AV PERSONUPPGIFTER
Vid uppdrag lämnas uppgifter av kunden själv. I vissa fall inhämtas även kompletterande personuppgifter från offentliga eller privata register, t ex Bisnode och Bolagsverket. Kunden ansvarar för personuppgifter fram tills överlämnande till Pluto och därmed även för sådant som överlämnats om registrerade.
5. MOTTAGARE AV PERSONUPPGIFTER
5.1 Vid uppdragsförhållande
Beroende på uppdragets/projektets karaktär kan personuppgifter delas med andra mottagare, exempelvis olika samarbetspartners. Pluto använder även digitala verktyg för mailhantering och administration, vilka tillhandahålls av tredjepartsleverantörer som därmed också kan komma att ta emot personuppgifter.
5.2 Tredjepartsöverföring av personuppgifter
Vi delar dina personuppgifter med de IT-tjänster vi använder oss av för kontaktformulär, mail- och analysverktyg. Vi delar inte dina personuppgifter med någon annan tredje part, med mindre vi är skyldiga att göra så enligt lag. Vi kommer aldrig att sälja dina personuppgifter vidare till tredje part för marknadsföring, och vi överför inte dina personuppgifter till land utanför EU/EES. När du kontaktar oss via telefon, e-post, lämnar kommentarer eller gillar inlägg på våra sociala medier mottar Pluto eventuellt personuppgifter beroende på vad ditt inlägg/kommentar innehåller.
6. ÖVERFÖRING AV UPPGIFTER UTANFÖR EU/EES
Pluto kan i vissa fall överföra personuppgifter utanför EU/Europeiska samarbetsområdet. Detta kan ske vid användning av digitala tredjepartstjänster och i kontakt med utländska ombud, exempelvis vid registrering av domäner internationellt. Överföringen sker enligt dataskyddsförordningens regler för att upprätthålla lämplig skyddsnivå vid personuppgiftsbehandling. Det innebär att det antingen föreligger ett beslut av EU-kommissionen om att tillräcklig skyddsnivå finns avseende landet ifråga eller att lämpliga skyddsåtgärder vidtagits på annat sätt. Sådana åtgärder kan vara att mottagande part i utlandet agerar under rättsligt bindande standardavtalsklausuler eller företagsbestämmelser. Om sådant saknas kommer Pluto att inhämta uttryckligt samtycke från registrerade innan överföring av personuppgifter utomlands sker. När samtycke efterfrågas kommer registrerade få lämplig information om eventuella risker förknippade med överföringen. Frågor gällande överföringar av personuppgifter hänvisas till info@plutostockholm.se.
7. AUTOMATISERADE BESLUT OCH PROFILERING
I behandling av personuppgifter utförd av Pluto tillämpas inte process för automatiserat beslutsfattande, inbegripet profilering (automatisk behandling av personuppgifter för att bedöma personliga egenskaper hos registrerad).
8. LAGRINGSTIDER
Pluto är enligt gällande branschavtal skyldigt att arkivera handlingar som inhämtats eller upprättats i samband med utförande av uppdrag. Detta innebär att Pluto behandlar alla uppgifter under uppdragets gång och att skyldighet att arkivera handlingarna under två års eller överenskommen tid efter avslutat kundförhållande.
Räkenskapsunderlag (som kan innehålla personuppgifter) måste sparas i sju år efter innevarande kalenderår enligt lag. Övriga uppgifter behandlas aldrig längre än vad som krävs för det specifika ändamålet.
Gällande behandling i syfte att bedriva marknadsföring där kundförhållande saknas, så raderas personuppgifter efter ett (1) år räknat från senaste kontakten med Pluto.
När det gäller personuppgifter som Pluto erhåller från leverantörer behandlar vi personuppgifter så länge vi har ett aktivt avtalsförhållande. Vi går igenom våra uppgifter en gång varje år för att säkerställa att endast aktuella personuppgifter behandlas.
9. KLAGOMÅL
Registrerade har rätt att framföra klagomål om personuppgiftsbehandlingen och kan inge sådant till Datainspektionen (www.datainspektionen.se telefon 08 657 61 00).
Denna policy kan komma att ändras. Nuvarande policy antogs i oktober 2019.